Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze sowie weiterer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

E-Mail: kontakt@invoiceload.de
Datenschutzanfragen: datenschutz@invoiceload.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO.

Unsere Anwendung und Website werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet. Anbieter ist Hetzner Online GmbH, Serverstandort: Frankfurt am Main / Nürnberg, Deutschland. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Es findet keine Verarbeitung in einem Drittland außerhalb der EU/des EWR ohne geeignete Garantien statt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Systems. Hierzu zählen insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmenge, aufgerufene Ressource, der zuvor besuchte Verweis (Referer) sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem.

Die Daten werden zur Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, einer komfortablen Nutzung sowie zur Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logfiles werden aus Sicherheitsgründen für eine begrenzte Zeit gespeichert und anschließend gelöscht.

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Anwendung, insbesondere für die Anmeldung und Sitzungsverwaltung, erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TTDSG). Nicht notwendige Cookies setzen wir nur mit deiner Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TTDSG, die du jederzeit widerrufen kannst. Details findest du in unserer Cookie-Richtlinie.

Zur Nutzung von invoiceload ist die Einrichtung eines Kontos erforderlich. Dabei verarbeiten wir die im Registrierungsformular angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensdaten, Zugangsdaten). Die Verarbeitung erfolgt zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Nutzungsvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Rahmen kostenpflichtiger Abonnements verarbeiten wir die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten. Soweit die Zahlung über einen externen Zahlungsdienstleister erfolgt, werden Zahlungsdaten an diesen übermittelt; es gelten ergänzend dessen Datenschutzbestimmungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Kern unserer Leistung ist das Sammeln, Auslesen und Archivieren von Rechnungen und Belegen sowie der Abgleich mit Bankumsätzen. Hierfür verarbeiten wir die von dir hochgeladenen oder per E-Mail-Scanning eingelesenen Belege, daraus extrahierte Inhalte (z. B. Beträge, Daten, Lieferantenangaben) sowie importierte Kontoumsätze (MT940/CSV).

Der Zugriff auf deine Bankdaten erfolgt ausschließlich lesend über offizielle Schnittstellen. Es werden keine Zahlungen ausgelöst und keine Änderungen an deinem Konto vorgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zum Auslesen von Belegen setzen wir eine Texterkennung (OCR) ein. Soweit hierfür ein externer Dienst genutzt wird, erfolgt die Verarbeitung durch Mistral AI (OCR-Dienst, Serverstandort Paris, Europäische Union) auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet hierbei nicht statt.

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Bestätigungen, Benachrichtigungen) sowie für das optionale E-Mail-Scanning zur automatischen Belegsammlung setzen wir geeignete Dienste ein. Die dabei verarbeiteten Daten beschränken sich auf das für den jeweiligen Zweck Erforderliche. Mit eingesetzten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Wir setzen folgende Kategorien von Auftragsverarbeitern ein:

• Hosting/Infrastruktur in Deutschland (Hetzner Online GmbH)
• Texterkennung (OCR) durch Mistral AI, EU (Paris)
• E-Mail-Versand und transaktionale Benachrichtigungen

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO. Den auf dich als Kunden bezogenen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir gesondert bereit.

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt, soweit dies durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorgesehen ist. Belege und buchhaltungsrelevante Unterlagen bewahren wir entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (GoBD) für bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Sensible Daten werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert; die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden fortlaufend an die technologische Entwicklung angepasst.

Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Hast du uns eine Einwilligung erteilt, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@invoiceload.de.

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht dir das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für deinen erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.